私が行った同時に複数の仕事をするのに便利な方法

最近、システム開発の案件が増えてきています。最近の社会情勢をみてもシステム改修をしないといけないニュースがありますね。

2019年10月の消費税増税やそれと同時に行う軽減税率の対応などですね。その昔、リーマンショック級の出来事があれば増税はやらない!、っと言っていましたが今回はやる・・・んですよね。

企業によってはかなりの大改修になるので、すでに準備を始めているところでやっぱりやめます、というのはかなりの損失になりますね。消費者としては嬉しいですが。

どんな仕事でもそうですが、同時並行で様々な案件を実施すると何をいつ迄にやるのか、などがゴチャゴチャになってきます。

今回の記事では過去に5つのシステムの開発案件を同時並行で実施していた際に行った管理方法をお伝えします。

手帳とGoogleカレンダーを活用する

普段、スケジュールを管理するツールは何を使っていますか?

私は手帳とGoogleカレンダーを使っています。そのため、手帳にも予定を書きGoogleカレンダーにも予定を登録します。

なんか同じ内容を二重で書くのはめんどくさい、とか片方に書き忘れたら同期が取れないじゃん、と思うかもしれません。

しかし、私の場合はそれぞれに登録する意味があります。

Googleカレンダーの場合は主に仕事の仲間とのスケジュール共有の意味合いが強いです。そのため、仕事に必要なことしか書きません。

まあ、絶対に外せない飲み会や用事がある場合は、定時以降の時間帯に予定あり!、と堂々と書いていますがw

当然、休みの予定なども書きますのでもし、私の出席が必須な打ち合わせなどを他のメンバーが調整しようと思った時にその日を外してもらうなどを見てわかるようにしています。

このため、Googleカレンダーは私のためというよりは一緒に仕事をする他のメンバーのためという意味合いが強いです。

それに私の登録した予定があまりに多いと他のメンバーが助けてくれることも期待しています。逆に私が他のメンバーの予定を見て助かることもできます。

仕事は一人でするものではなく助け合って行うものですしね。

それでは、手帳はどうか。手帳は私自身のために書きます。

主に書く内容は何かというと、予定はもちろんのことシステム開発案件の各工程がいつ始まっていつ終わるのか、成果物がいつできてその為にはいつレビューをしなくてはいけないのか、などです。

要はスケジュールと自分自身のタスクを管理する為に使います。それもGoogleカレンダーに書けばいいじゃないか、と思われるかもしれません。

ただ、複数の案件を同時にやる中でそれらの細かいことまで書いてしまうと本当に伝えたい私自身の予定の共有ができなくなってしまうと私は考えます。

それに私は結構、忘れやすいので少しでも覚えていられるように手帳に自分自身の手で書くようにしています。

このようにGoogleカレンダーは一緒に仕事をするメンバーとの予定共有のため、手帳は自身が何をいつ迄にどうやって達成するか、のスケジュールとタスク管理に使います。

このようにすれば、自分自身が今何をしなくてはいけないのか、を見失うことがなくなります。

クリアファイルと付箋を活用

これは具体的に何をするのか?

クリアファイルには、100均などで売っている剥がせるシールを買い案件名、期限などを書いてクリアファイルに貼り付けます。

クリアファイルの中には、その案件の最新の資料や案件の概要がわかる資料を挟んでおきます。

打ち合わせなどを紙で行なっている場合、たくさんの仕事を同時並行すると整理が大変です。このようにしておけば、資料がないorz、となることもないですし私がいなくても他のメンバーがそのファイルさえあればどんな案件であるかが分かります。

それでは付箋は何に使うかというと、現在、実施しているタスクの状況を書いておきます。例えば、ユーザと打ち合わせをした結果、ユーザからいつまでに何を報告をもらうか、またはユーザからの照会でいつまでに何を回答しなくてはならないのか、です。他にもメールでシステムの仕様をいつまでに回答をもらえるように調整中、などでしょうか。

このようにしておけば、そもそも今実施している案件が何か、そして今進行中の自身のタスクは何かが1つのクリアファイルを見ればすぐにわかります。

最後には仕事場の整理整頓

仕事が忙しくなるとどうしても仕事机の周りが汚くなります。私もよく資料の雪崩が起きましたw

書類の山ができると何が重要な書類で不要な書類なのかもわかりません。それに自分の仕事机が汚いとさらにやる気もなくなりますよね。

そのため、忙しい時でも週の初めの月曜日は出勤して30分程度は書類の片づけをやっていました。その間は、仕事を一切せずに整理整頓をひたすら行います。

時間の無駄と思うかもしれませんが、大切な書類を誤って捨ててしまうこともなくなりますし、仕事中に書類を山の中から探すという無駄な時間を使うこともありません
それに月曜日に出勤していきなり仕事をする、というのも結構気が入らないこともありますから整理整頓をすることで、さあ仕事をやろう、という気になるのではないでしょうか。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

本来であれば多くの仕事を同時に行うことはとても大変ですからそうしないようにすべきです。しかし、担当することになってしまったら、腹をくくって仕事を成功させるように頑張ります。

仕事を成功させるためには、スケジュールを管理し実施すべきタスクが漏れないようにしなくてはなりません

そのためにも、手帳やGoogleカレンダーなどのツールを使って管理をしていくことで私の場合は何とか仕事を最後まで達成することができました。

今回の記事が皆様の仕事のやり方の参考になれば幸いです。

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