【初心者向け】要件定義の基本 5W1Hを意識しよう!【Why(なぜ)編】

  • 2019年5月8日
  • 2019年5月19日
  • 仕事
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システムの要件定義を行う際は、5W1Hを意識すると良いです。これは、ビジネスの基本でもありますがシステムの要件を決める際にも重要です。

ただ、意外と忘れやすいものです。なかなか普段でも5W1Hを意識してメールを書いたり会話をしたりすることは少ないのではないでしょうか。

だって言わなくても分かるよね~!、っと考えがちです。ただ、これはシステム開発にとっては一番、失敗するパターンです。

ちゃんと明文化し、認識の齟齬がないようにすることがシステム開発の成功の第一歩です。

今回は、システムを要求する側からは、5W1Hを意識して伝えれば認識の相違なくシステムが作れるかを私の経験をもとにお伝えしたいと思います。

5W1Hとは

そもそも5W1Hとは何でしょうか。

5W1Hとは、Who(誰が)、When(いつ)、Where(どこで)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)のそれぞれか頭文字をとったものです。
知っている方も多いのではないでしょうか。新人の際の研修などでも上司に報連相をする際には、5W1Hを意識して行うようにしましょう、などと教えられたのではないでしょうか。
これは、双方の認識齟齬をなくすことにとても重要な役割を果たします。また、5W1Hを明確にしようとすると、実はシステムの開発なんて必要ないのでは??、ということにもなります。
それでは、それぞれの内容を考えていきたいと思います。今回の記事では「Why(なぜ)」について記載します。

Why・・・なぜ

これが一番重要です。というのも、なぜ今検討している施策を実施したいのかを明確にする必要があります。

要件定義、というよりはその前の企画段階の考え方に近いと思います。

システム開発を伴うということは何らかの施策を実施するときだと思います。

なぜ、その施策を実施するのか、それは「会社の中期経営計画の達成(売上向上など)のために行う」のか、「法令改正のために行う」のか、「業務の改善のために行う」のか、などです。

※これでは、ちょっと曖昧なのでもう少し明確にする必要があります。

ここで重要なのは、なぜシステム開発をするのか、を明確にするのではありません。なぜその施策を実施するのか、を明確にします。

なぜシステム開発をするのか、を考え始めると、当初の目的を忘れてとりあえずシステムを作ることが目的になってしまい意味のないシステムが出来上がってしまうことがあります。

例えば、業務改善を目的にシステム開発の依頼をしたのに、「パソコンに入力するデータが多くて業務が煩雑になった」や「システムから出力される書類が多くて管理が大変になった」などになったら、そのプロジェクトは失敗でしょう。

そのため、Why(なぜ)施策を実施する必要があるのか、その目的や理由は何なのかを明確します。

ここでしっかりと検討して目的をはっきりさせることで、そもそもシステムの開発など不要になるかもしれませんし、何かあったとしても目的がはっきりしていれば考え方がぶれることが少ないです

今は、業務とシステムが一体となっていることが多く何かをする際には必ずシステム開発が伴うことが多いです。ただ、システム抜きでもできる施策を多くあります。

例えば、業務改善をするのに必ずしもシステムの開発や改修が必要というわけではありません。

システムを開発するには期間もかかりますしコストもかかります。そのため、なぜ業務改善をするのか、何が問題で何を解決したいのか、を突き詰めていくと、業務改善のために必ずしもシステム開発、改修が必要ではない、という結論になることもあります。

実際に、私も業務改善として検討している施策があるのでシステムでも協力してほしい、と言われ打ち合わせなどにも参加しました。

ただ、実施しようとしている施策があまりにも現在のシステム構成とかけ離れた内容を要求されたので、以下のように答えたことがあります。

いただいた要求をすべてに実装しようとすると多額のコストがかかります。また、コストを削減するためにはいただいた要求の一部を取り下げていただく必要がありますがそれでは当初の業務改善ができないと思われます。

その後は、私も協力してどうすれば当初の目的である業務改善が達成できるかを議論してシステム開発なしで実現できる施策に変更して業務改善を実現させました。

まとめ

なぜ、を考えましょう!、っと言うとシステム開発する理由などを考えてしまいがちですがそうではありません。

なぜ、この施策(業務改善など)を実施したいと思ったのか、その理由は何かを明確にしていきます。その実現のためにシステムが必要であれば、システム開発の要求としてシステム開発の依頼を行います。

今回の記事では、Why(なぜ)についてお伝えしました。それ以外のものについては後日、記事をアップしていきたいと思います。

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